Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) — Okeanun Manager

Parti e premesse

Da una parte, il centro sub che sottoscrive Okeanun Manager, identificato da denominazione, codice fiscale, sede e rappresentante nel processo di registrazione e abbonamento (il „Titolare" o „Centro"); dall’altra, Munaeko Development Software Solutions, S.L., codice fiscale B88989868, con sede in Gran Vía Manuel López Carreño, 1, 2.º, 30180 Bullas, Murcia, Spagna, contatto [email protected] (il „Responsabile del trattamento" od „Okeanun"). Entrambe le Parti riconoscono capacità sufficiente per obbligarsi.

Il Centro sottoscrive Okeanun Manager per gestire la propria attività, potendo inserire, ospitare, organizzare e consultare nel Servizio dati personali di subacquei, clienti, contatti di prenotazione e personale del Centro, eventualmente incluse categorie particolari come i dati sanitari, a seconda dell’uso. Per tali dati il Centro determina finalità e mezzi principali e agisce come titolare, mentre Okeanun li tratta per conto del Centro e agisce come responsabile del trattamento.

Il presente Accordo è integrato nell’abbonamento al Servizio ed è accettato dal Centro nel processo di registrazione/abbonamento mediante azione affermativa (checkbox) con registrazione di versione e data. Il Centro può autorizzare Okeanun a ricorrere a sub-responsabili, ai quali sono imposti obblighi equivalenti a quelli assunti da Okeanun.

1. Oggetto, natura, finalità e durata

Il presente Accordo regola il trattamento di dati personali che Okeanun effettua per conto del Centro nella fornitura di Okeanun Manager, incluse raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, consultazione, comunicazione a sub-responsabili autorizzati e cancellazione o restituzione al termine della fornitura. La finalità è esclusivamente fornire il Servizio al Centro secondo le sue istruzioni documentate; Okeanun non può trattare i dati per finalità proprie. L’accordo dura per la durata dell’abbonamento e per il tempo strettamente necessario a eseguire le operazioni di cessazione, restituzione/esportazione e cancellazione o blocco.

2. Categorie di interessati e di dati

Le categorie di interessati includono principalmente: (i) subacquei e clienti del Centro (registrati o meno, inclusi i „guest diver"); (ii) contatti legati alle prenotazioni; e (iii) personale del Centro nella misura in cui il Centro lo gestisce nel Servizio. Le categorie di dati possono includere: dati identificativi e di contatto; dati di prenotazione, attività e partecipazione ai corsi; brevetti subacquei; dati assicurativi; e, ove il Centro li aggiunga, dati sanitari e documentazione medica (categoria particolare), nonché informazioni di pagamento. Il Centro è responsabile di inserire solo dati necessari e pertinenti, secondo i principi di minimizzazione e di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita.

3. Istruzioni documentate del Centro e limiti d’uso

Okeanun tratta i dati personali solo seguendo le istruzioni documentate del Centro, ossia: (i) il presente Accordo, (ii) la configurazione e l’uso del Servizio da parte del Centro, e (iii) comunicazioni documentate tramite i canali di supporto stabiliti. Okeanun non usa i dati per finalità proprie; se determinasse finalità e mezzi in violazione di questo quadro, potrebbe essere considerata titolare per quel trattamento. Se ritiene che un’istruzione violi la legge applicabile, informa il Centro senza indugio.

4. Riservatezza del personale autorizzato

Okeanun garantisce che le persone autorizzate a trattare dati personali per conto del Centro siano vincolate da impegni di riservatezza e segreto professionale, e che il trattamento avvenga sotto l’autorità di Okeanun e secondo istruzioni, prevenendo accessi, divulgazioni o usi impropri. Il Centro riconosce che tale obbligo è essenziale, soprattutto quando inserisce documentazione sensibile o dati di categorie particolari.

5. Misure tecniche e organizzative di sicurezza

Okeanun applica misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi e della natura, ambito, contesto e finalità del trattamento, in particolare quando si trattano dati di categorie particolari. Includono generalmente controlli di accesso e autenticazione, segregazione per profili e meccanismi per preservare riservatezza, integrità, disponibilità e capacità di ripristino dopo incidenti. Il dettaglio tecnico delle misure può evolvere per ragioni di sicurezza.

6. Assistenza al Centro sui diritti degli interessati

Tenendo conto della natura del trattamento e ove possibile, Okeanun assiste il Centro mediante misure adeguate affinché possa adempiere all’obbligo di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità od opposizione), inclusi la localizzazione ed estrazione dei dati, l’esecuzione di cancellazioni o limitazioni, o la fornitura di informazioni tecniche necessarie, nella misura in cui il Centro non possa farlo da sé tramite le funzionalità del Servizio.

7. Assistenza in sicurezza, violazioni e valutazioni d’impatto

Okeanun aiuta il Centro ad adempiere agli obblighi di sicurezza del trattamento, notifica delle violazioni e documentazione, e valutazioni d’impatto ove applicabile, considerando la natura del trattamento e le informazioni disponibili. In particolare, quando il Centro tratta dati di categorie particolari o trattamenti ad alto rischio, può richiedere informazioni ragionevoli su misure di sicurezza, architettura, sub-responsabili e trasferimenti.

8. Notifica delle violazioni di dati personali

Okeanun notifica al Centro, senza ingiustificato ritardo, qualsiasi violazione di dati personali di cui venga a conoscenza che riguardi dati trattati per conto del Centro, fornendo informazioni sufficienti affinché il Centro adempia ai suoi obblighi di valutazione del rischio, documentazione e, ove applicabile, notifica all’autorità di controllo e comunicazione agli interessati. Okeanun documenta gli incidenti per la tracciabilità di fatti, effetti e misure correttive.

9. Sub-responsabili autorizzati e regime di autorizzazione generale

Il Centro concede a Okeanun autorizzazione generale a ricorrere ai sub-responsabili necessari a fornire il Servizio (ad esempio hosting, database, archiviazione documenti, email transazionali, diagnostica errori, pagamenti e, se applicabile, notifiche o mappe), purché Okeanun: (i) imponga al sub-responsabile gli stessi obblighi di protezione dei dati; (ii) mantenga un controllo ragionevole di garanzie e sicurezza; e (iii) informi il Centro di eventuali modifiche previste, consentendo opposizione motivata. Okeanun resta pienamente responsabile verso il Centro.

10. Trasferimenti internazionali legati ai sub-responsabili

Quando la fornitura del Servizio comporta trasferimenti di dati verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, Okeanun tratta tali dati per conto del Centro solo secondo le sue istruzioni documentate e con le garanzie adeguate applicabili, mettendo a disposizione del Centro informazioni ragionevoli sull’esistenza di trasferimenti e sul quadro di garanzie utilizzato, per la sua documentazione di conformità in qualità di titolare.

11. Divieto di divulgare dati a terzi

Okeanun non cede né divulga a terzi i dati personali trattati per conto del Centro, salvo nella misura necessaria a fornire il Servizio tramite sub-responsabili autorizzati o in presenza di un obbligo legale. L’incarico a un responsabile non crea un vincolo diretto tra Okeanun e gli interessati del Centro; le comunicazioni agli interessati, l’informativa e la base giuridica sono responsabilità del Centro.

12. Destino dei dati al termine della fornitura

Alla cessazione del Servizio, e a scelta del Centro, Okeanun (i) cancellerà i dati trattati per conto del Centro, oppure (ii) li restituirà al Centro o a un terzo da esso designato, in un formato ragionevole, cancellando le copie esistenti, salvo che il diritto UE o spagnolo imponga la conservazione. L’opzione predefinita è la cancellazione/restituzione, fatta salva la facoltà del Centro di richiedere l’alternativa entro il periodo di esportazione. In caso di obbligo legale di conservazione, tali dati saranno bloccati o limitati.

13. Informazioni di conformità, audit e ispezioni

Okeanun mette a disposizione del Centro le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente Accordo e consente e contribuisce ad audit ragionevoli, incluse ispezioni, da parte del Centro o di un revisore da esso autorizzato, purché (i) vi sia un preavviso ragionevole, (ii) l’ambito sia limitato al necessario, (iii) siano preservate la sicurezza e la riservatezza degli altri clienti e (iv) le condizioni di accesso siano concordate in buona fede. La documentazione può essere fornita elettronicamente e includere certificazioni o report.

14. Registro delle attività di trattamento e tracciabilità

Okeanun tiene il registro delle attività di trattamento corrispondente al suo ruolo di responsabile per i trattamenti svolti per conto del Centro e coopera con l’autorità di controllo quando richiesto, fatti salvi gli obblighi di documentazione e registro che gravano sul Centro come titolare. Il Centro riconosce la necessità di tracciabilità documentale per dimostrare diligenza e responsabilità.

15. Obblighi del Centro come titolare

Il Centro garantisce di disporre di una base giuridica sufficiente per i dati che inserisce o gestisce nel Servizio e di aver adempiuto agli obblighi informativi verso gli interessati, incluso, quando tratti dati di categorie particolari (ad esempio dati sanitari), l’ottenimento della legittimazione rafforzata richiesta e l’implementazione di garanzie adeguate. Il Centro è responsabile di definire le proprie finalità, tenere il proprio registro, gestire le richieste di diritti e stabilire procedure interne di notifica delle violazioni.

16. Punto di contatto e comunicazioni sulla protezione dei dati

Per il coordinamento operativo, il punto di contatto di Okeanun per le questioni relative al presente Accordo è [email protected]. Il Centro designerà un punto di contatto interno tramite l’email fornita in fase di registrazione. Le comunicazioni possono avvenire elettronicamente, mantenendo una ragionevole tracciabilità di richieste e istruzioni.

17. Integrazione, prevalenza e modifiche

Il presente Accordo è parte integrante dei Termini di Okeanun Manager e disciplina specificamente il trattamento per conto del Centro. In caso di conflitto con altri termini contrattuali relativi al trattamento, prevale il presente Accordo. Okeanun può aggiornarlo per ragioni regolatorie, di sicurezza o di evoluzione del servizio, notificando la nuova versione con ragionevole preavviso, con registrazione di versione e data di accettazione.

18. Clausole contrattuali tipo come base

Ove appropriato, il presente Accordo può basarsi, in tutto o in parte, sulle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea per la relazione tra titolare e responsabile del trattamento, che si integrano come elemento standardizzato e prevalgono, ove applicabile, sulle disposizioni in conflitto.

19. Formalizzazione e dettaglio rafforzato delle istruzioni

Le Parti possono completare il presente Accordo con un allegato tecnico su trattamento e flussi che dettagli, per modulo del Manager, i dati trattati, i sub-responsabili coinvolti e le comunicazioni che avvengono, rafforzando la precisione delle istruzioni documentate e la tracciabilità. Tale allegato, ove esista, è parte integrante dell’Accordo.